A Instrução Normativa nº 23, de 10 de janeiro de 2025, que trata da gestão documental no âmbito do Judiciário tocantinense, já está em vigor. A medida, publicada no Diário da Justiça na última segunda-feira, (13/1), é assinada pela presidente do Tribunal de Justiça do Tocantins (TJTO), desembargadora Etelvina Maria Sampaio Felipe.
A instrução regulamenta os procedimentos de avaliação, destinação e eliminação de documentos físicos, judiciais e administrativos encerrados antes da implantação do sistema eletrônico (Eproc) e que não foram digitalizados, além da guarda e classificação.
Sobre a avaliação, os documentos terão valor primário – conforme a relevância jurídica, administrativa ou financeira de interesse das partes envolvidas ou para o tribunal –, ou secundário – atribuído aos documentos e autos judiciais ou administrativos, de interesse social para a instituição, com características históricas ou informativas.
A instrução normativa está amparada pela Lei n° 8.159, de 1991, que estabelece que a gestão documental deve contemplar especial proteção ao conjunto de documentos produzidos em decorrência do exercício de sua missão institucional, além da Resolução nº 324, de 2020, do CNJ, que determina aos tribunais o cumprimento das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário, e ainda a Resolução n° 2, de 2022, do TJTO, que estabelece a política de gestão documental para os processos judiciais e administrativos.
Para a efetivação, a medida traz ainda o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário.
Documentação e Memória
Caso as partes não tenham interesse no documento a ser eliminado, este poderá ser transferido as entidades de caráter histórico, cultural, de ensino, de pesquisa ou de preservação documental por meio de solicitação formulada à Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), e a deliberação será homologada pela Comissão de Gestão da Memória.
Normativas como ato, regimento, resolução, portaria e outras normativas expedidas, bem como atos em que o TJTO for parte, como contrato, convênio ou outro, são alguns casos de documentos permanentes.
Eliminação
Para eliminar um documento, o prazo de guarda deve ter vencido. Já os autos judiciais com trânsito em julgado só serão eliminados depois da publicação do extrato do edital de eliminação no Diário de Justiça.
Os documentos institucionais serão eliminados por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida. Serão observados ainda critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica, por meio da reciclagem do material descartado.
Confira a íntegra do documento aqui.
